Deel:

Kwaliteitsmanagement in de cloud

Het is tegenwoordig heel normaal om zaken online te regelen. Van het boeken van zakenreizen, het bijhouden van de agenda’s van alle medewerkers, tot het beheren van voorraden, orders en administratie. U doet het allemaal in de cloud. Heel logisch dus om kwaliteitsmanagement nu ook in de cloud te organiseren.

WERKEN MET ISO IN DE CLOUD WORDT DE NIEUWE NORM.

Kwaliteit in Bedrijf logo
Gepubliceerd in Kwaliteit in Bedrijf; 21 september 2017

MAAKT SOFTWARE AS A SERVICE (SAAS) HET WERKEN MET NORMEN VOOR IEDEREEN TOEGANKELIJK EN BEREIKBAAR?

Wij zijn gaan praten met Michiel van Oerle, managing partner van YUCAN, die als eerste een cloud oplossing voor kwaliteitsmanagement aanbiedt.

Waarom heeft het zo lang geduurd voordat bedrijven en organisaties ook hun kwaliteitsmanagement in de cloud kunnen organiseren?

Laat ik beginnen met te zeggen dat 'in de Cloud werken' een marketingterm is die gewoon wat sexyer klinkt dan SaaS. Het is pure branding van iets dat al langer bestaat en inmiddels synoniem is met plug-and-play, kant-en-klaar en gemakkelijk in het gebruik. Maar dit is makkelijker gezegd dan gedaan, want bij kwaliteitsmanagement gaat het dan over de combinatie van systeem en inhoud. Dat het dan even heeft geduurd wordt begrijpelijk als je ziet hoeveel en wat er bij kwaliteitsmanagement komt kijken. Voor zowel grote als kleine organisaties. Want op basis van welke normen of standaarden ga je te werk? Zijn het HKZ schema's, ISO normen of waarderingskaders van de Onderwijsinspectie? Hoe organiseer je die inhoud en hoe zien de benodigde processen er uit? Hoe maak je inhoud en proces toegankelijk en beheersbaar en zorg je dat het voor elke organisatie toepasbaar is, terwijl je weet dat geen enkele organisatie hetzelfde is?

En, laten we vooral ook niet vergeten dat zo'n cloud-oplossing zijn eigen wetmatigheden heeft. Je moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat iedereen in de organisatie er zowel inhoudelijk als procesmatig zelfstandig mee uit de voeten kan. Zonder tussenkomst van een adviseur of implementatiepartner. Hoe maak je het compleet maar niet overweldigend? Het accent ligt naast functie en toegevoegde waarde vooral ook op gebruiksvriendelijkheid, toegankelijkheid en vergevingsgezindheid.

Maar wat maakt een cloud oplossing nu beter dan bestaande oplossingen?

Natuurlijk moet ook een cloud oplossing leiden tot optimalisatie van processen, kwaliteit en resultaten. Maar in een cloud oplossing, waarin alle techniek en inhoud klaar staat, kunnen organisaties en gebruikers direct en autonoom aan de slag. Een cloud oplossing vraagt geen complexe IT implementaties. Kent geen onderhoudskosten. Vraagt geen tussenkomst van derden. Vereist geen gebruikerstraining of handleiding. En bovendien geeft het de gebruiker de mogelijkheid om alleen dàt te kopen wat hij op dat moment nodig heeft. Dit alles maakt de implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem voor grote maar zeker ook kleinere organisaties betaalbaar en bereikbaar.

Michiel van Oerle, Managing partner Yucan
Michiel van Oerle, Managing partner Yucan

Wat zijn dan de belangrijkste uitdagingen voor kwaliteitsmanagement in de cloud?

De allereerste uitdaging ligt in het beschikbaar maken van de belangrijkste kwaliteitssystemen, zoals bijvoorbeeld de meest gangbare ISO normen, HKZ schema's en de waarderingskaders van de Onderwijsinspectie. Voor zowel grote als kleine organisaties blijkt het blijvend inregelen van het proces en vooral ook het op een handzame manier beschikbaar maken van te gebruiken normen een hele opgaaf . Die belemmering dient dus te worden weggenomen. Als je een cloud oplossing aanbiedt, kan je dat dus niet alleen doen voor ISO 9001. Je moet compleet zijn want de vraag is heel breed. De oplossing moet dus alle verschillende normen 'aankunnen'. Vervolgens moet je al deze normen binnen de oplossing inhoudelijk zo organiseren en vormgeven, dat werkelijk iedereen er mee kan werken.

De volgende uitdaging is dat de cloud oplossing een werkelijk complete tool-set moet bieden. Een evenwichtige set functionaliteiten die alle aspecten van kwaliteitsmanagement en de volledige PDCA-cyclus blijvend ondersteunt. Zo is er behoefte aan de mogelijkheid om zelfevaluaties en audits uit te voeren, verbeterpunten in beeld te brengen, analyses te doen en vooral ook invulling te geven aan verbeter- en ontwikkelprocessen. Op zichzelf staand en in hun onderlinge samenhang. Daarbij dienen, voor de PDCA belangrijke ondersteunende functies zoals bijvoorbeeld risicoanalyse, documentenbeheer, versiebeheer en krachtige rapportagemogelijkheden, doelmatig en handzaam te zijn geïntegreerd.

Als je zo compleet moet zijn hoe biedt je dat dan aan? Gebruikers zijn tegenwoordig veeleisend.

Ja dat klopt, door het gebruik van smartphones en Apps zijn mensen er aan gewend dat alles met 1 magische knop te bedienen is. Die ene knop is niet haalbaar. Daar is kwaliteitsmanagement te complex voor. Waar wel voor moet worden gezorgd is dat alles op logische plekken en in een natuurlijke volgorde is georganiseerd, waardoor een ongehinderde workflow ontstaat. Dat vraagt kennis en ervaring van de materie en het gebruik.

Wij bieden bijvoorbeeld een online kwaliteitsmanagement oplossing aan die is gebaseerd op 10 jaar kennisopbouw en de ervaringen en feedback van zo'n 30.000 gebruikers in dit veld. Wij zijn al die tijd blijven doorontwikkelen, blijven meedenken om de aansluiting bij de gebruiker te behouden.

Wordt de cloud oplossing nu de nieuwe norm?

Wij hebben bij grote en zeker ook kleinere organisaties gemerkt dat hoe efficiënter, eenvoudiger en vriendelijker het kwaliteitsmanagementproces wordt beleefd, hoe meer draagvlak en eigenaarschap er ontstaat en hoe beter men zich kan richten op de zaken die er voor hen toe doen: het daadwerkelijk verbeteren van de kwaliteit.

Als je zo'n compleet systeem inclusief de juiste inhoud laagdrempelig weet aan te bieden dan is werken aan kwaliteitsmanagement in de cloud de oplossing en wordt dat naar mijn idee de nieuwe norm.

YUCAN integreert normen van Koninklijke NEN

NEN ISO logo: YUCAN integreert ISO normen van Koninklijke NEN

NEN levert nu ook een deel van haar normen via YUCAN. De meest gangbare ISO normen en HKZ schema's zijn standaard beschikbaar in YUCAN. Deze zijn bovendien onder regie van de NEN inhoudelijk zo geoperationaliseerd, dat echt iedereen er makkelijk mee kan werken. Naast de officiële omschrijvingen zijn de eisen bij voorbeeld per onderwerp georganiseerd en handzaam en duidelijk geformuleerd.