Deel:

Veel gestelde vragen

Wachtwoord vergeten?

Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord kwijt ben?

Als u Yucan benadert wordt u bij het inloggen automatisch een wachtwoord vergeten functie aangeboden. Als u uw e-mailadres invult wordt u automatisch een nieuw wachtwoord toegestuurd.

Kennismakend

Wat is en doet Yucan?

Yucan is een integrale online (cloud) oplossing voor evaluatie, audits, kwaliteitsmanagement en organisatieontwikkeling. De oplossing waarbij zowel het systeem als de inhoud slim gecombineerd en direct beschikbaar zijn.

Wat is er zo onderscheidend aan Yucan?

Yucan onderscheidt zich op meerdere vlakken maar 5 daarvan zijn het meest opvallend:

  1. Speciaal gericht op kwaliteitsmanagement en organisatieontwikkeling waarbij alle daarvoor benodigde processen en ondersteunende functies integraal en handzaam worden aangeboden,
  2. Het managementsysteem, de werkomgeving EN alle inhoud (alle toonaangevende normen, standaarden, kwaliteitssystemen) worden in combinatie aangeboden,
  3. Zowel de inhoud als de processen zijn kant en klaar beschikbaar zodat u voor het werken aan normalisatie, evaluatie en ontwikkeling, zelf niets hoeft in te richten en er geheel zelfstandig mee kunt starten,
  4. Zo toegankelijk en gebruiksvriendelijk dat u en uw collega's er - terwijl u er bijzonder veel mee kunt - geheel zelfstandig mee kunnen werken.
  5. Yucan maakt normalisatieprocessen, evaluatie- en ontwikkelprocessen blijvend beheersbaar waardoor ook aanzienlijke besparingen op proces- en advieskosten worden gerealiseerd.

Wie is Yucan Nederland?

Yucan Nederland is een Amsterdams bedrijf en is opgericht in 2006. Binnen Yucan Nederland werkt de oprichter (Michiel van Oerle) samen met een vast team van inhoudsdeskundigen en eigen interne ontwikkelteams, redacteuren, contentmanagers en kwaliteitsadviseurs.

Wat is de ervaring van Yucan?

Yucan is al sinds 2006 aanbieder van haar online systeem en heeft met name door de goede interactie met haar opdrachtgevers en hun gebruikers veel kennis en ervaring opgebouwd. De in alle jaren verzamelde feedback is steeds vertaald zodat het systeem steeds weer beter aansluit bij de behoeften en vereisten van opdrachtgevers en vooral ook gebruikers. Naast al het technische richt Yucan standaarden en kwaliteitssystemen voor derden in. Bij deze processen heeft Yucan doorgaans - naast ondersteuning - ook een inhoudelijke adviesrol. Tot slot is Yucan bij veel organisaties bij de implementatieprocessen betrokken. Daarbij verzorgt Yucan regelmatig introducties op Yucan maar bijvoorbeeld ook werksessies m.b.t. implementatie, draagvlak en positionering van kwaliteitsmanagement binnen organisaties.

Voor wie is Yucan bedoeld?

Yucan is bedoeld voor iedere organisatie, ongeacht grootte, sector, branche of activiteit. Hoewel je ook eenvoudig een enkele evaluatie kunt doen is Yucan met name bedoeld voor organisaties die repeterend of continu maar wel structureel willen weten waar ze staan en ook werk willen maken van goed georganiseerd kwaliteitsmanagement.

Wie gebruiken Yucan?

Yucan wordt gebruikt door onderwijsinstellingen, gemeenten, bedrijven, zorginstellingen, sportkoepels en sportverenigingen. Van klein tot groot. In de footer onderin deze website zie je een greep uit onze opdrachtgevers afgebeeld.

Wat levert Yucan ons als organisatie op?

U kunt starten met een efficient georganiseerde evaluatie en/of audit en vervolgens ineens doorstappen naar structureel kwaliteitsmanagement, waarbij de gehele PDCA wordt ondersteund. De integrale oplossing voor dit proces, inclusief documentenbeheer en rapportage, zorgt ervoor dat u een eventueel verantwoordings- of accreditatieproces zeer kostenefficient op de rails zet. Mits goed gepositioneerd fungeert uw portfolio als sterke en blijvende basis voor structureel kwaliteitsmanagement en onderlegger voor groei en optimalisatie van uw resultaten.

Wat zijn de kosten voor het gebruik van Yucan?

De kosten voor het gebruik zijn vanaf € 30,- per maand inclusief 25 gebruikers. Wat de exacte kosten zijn is afhankelijk van welk norm of managementsysteem u kiest, welke modules u wilt gebruiken en hoeveel portfolio's (werkruimten) u wilt gebruiken. De aanschaf van een ISO norm bij NEN, zoals deze beschikbaar is gemaakt in Yucan, is inbegrepen in de prijs. De exacte prijzen vindt u onder 'producten'. Kies daar vervolgens een module-combinatie en maak uw eigen offerte op maat.

Evaluaties

Hoe start ik met een (evaluatie) portfolio?

De beheerder van uw organisatie kan een portfolio voor u starten. U geeft door wie er deelnemen en welk proces u wilt doorlopen. Uw beheerder klikt op Portfolio's en doet de rest. Voor hem of haar wijst het zich vanzelf.

Hoeveel tijd kost een evaluatie mij?

Dat is helemaal afhankelijk van de hoeveelheid onderwerpen die u krijgt aangeboden. Advies is altijd het aantal in te perken, steeds een deel van een evaluatie te behandelen of het geheel te verdelen over de teamleden. Zonodig ieder vanuit zijn eigen kennisgebied.

Kan ik een evaluatie in teamverband doen?

Ja. U kunt direct beginnen met een teamevaluatie. U kunt ook individueel beginnen en later upgraden naar een teamevaluatie.

Hoelang blijft mijn (evaluatie) portfolio openstaan?

Een meetperiode van een portfolio staat standaard 1 jaar open en kan door de beheerder van uw organisatie steeds met 1 tot 12 maanden worden verlengd. Gebruikelijk is de periode van een jaar waarna een nieuwe meetperiode wordt gestart.

Hoe kan ik zien of iedereen klaar is?

Binnen iedere portfolio heeft u een overzicht (voortgang) van wie hoever is. Als teamleader of manager kunt u daarbij berichten sturen naar alle betrokkenen.

Kan iedereen mijn antwoorden zien?

Nee. Alleen direct betrokkenen zien uw antwoorden. De peiling is en blijft bijvoorbeeld alleen zichtbaar voor het team zelf. Of antwoorden / conclusies voor anderen of externen zichtbaar zijn is afhankelijk van de aan hen gegeven rechten en is in het algemeen afhankelijk van of zaken zijn afgerond.

Kan ik in meerdere portfolio's tegelijk werken?

Ja. U kunt gelijktijdig bij verschillende portfolio's betrokken zijn. Portfolio's waar u in het verleden bij betrokken bent geweest blijven ook voor u beschikbaar.

Kan ik in verschillende portfolio's verschillende rollen hebben?

Ja. U kunt in iedere portfolio een andere rol hebben. Per portfolio kunt u maximaal 1 rol hebben.

Kan ik antwoorden meenemen zodat ik tijd bespaar?

Ja. U ziet antwoorden van de voorbije periode en kunt deze met een druk op de knop kopieren naar uw nieuwe meet- of evaluatieperiode.

Analyse- en planontwikkeling

Kan ik de ontwikkelmodule toevoegen als ik ben begonnen met alleen een evaluatiemodule?

Ja. U kunt op ieder moment upgraden en daarmee modules toevoegen.

Kan ik werken met zelf ingerichte projectformats?

Ja. Er zijn standaard formats beschikbaar. Ieder gewenst format kan worden ingericht en toegevoegd. U kunt dit zelf of door Yucan laten doen.

Kan ik gelijktijdig met meerdere projectformats werken?

Ja. Er kunnen binnen een portfolio gelijktijdig meerdere projectformats beschikbaar zijn. U kunt deze naast elkaar en gelijktijdig gebruiken.

Kan ik projecten meenemen naar de volgende periode?

Ja. Deze worden automatisch in de volgende meetperiode beschikbaar gemaakt. U kunt er daar voor kiezen of u er verder mee wilt werken.

Kan ik mijn jaarplan meenemen naar de volgende periode?

Ja. In een volgende periode wordt er automatisch een mogelijkheid geboden een kopie van een bestaand jaarplan te maken. U kunt daar aanpassingen in maken en dat als nieuw plan opslaan. Het originele plan blijft bewaard bij de periode waarin het is aangemaakt.

Kaders en Modellen

Wat moet ik doen als ik direct wil beginnen met een standaard die in de winkel beschikbaar is?

U kiest de standaard, selecteert de modules die u wilt gebruiken en kunt direct beginnen. Er wordt gevraagd om uw gegevens zodat uw account kan worden aangemaakt. De eerste keer verifieren we uw gegevens. U krijgt dan vanzelf bericht en kunt uw portfolio obv van de door u gekozen standaard activeren. De wizard die u vervolgens ziet, helpt u verder op weg.

Waarom zou ik de ISO of HKZ normproducten in Yucan gebruiken? De NEN heeft ook online tools.

Dat klopt. De tools van de NEN zijn gericht op het beheren van de norm en wijzigingingen die daarin plaatsvinden. U kunt er bij de verschillende eisen ook berichten sturen naar collega's om actie te ondernemen. Een krachtige en compacte oplossing als uw behoeften of eisen niet verder strekken. In Yucan heeft u het hele proces van evaluatie, audit, verbetering t/m ontwikkeling in één keer en blijvend voor elkaar. Inclusief documentenbeheer en rapportages. Yucan is een krachtige totaaloplossing waarin u op ieder moment aan voornoemde processen kunt werken.

Als ik aan alles voldoe, ben ik dan ook direct geaccrediteerd?

Nee.Hoe u uzelf beoordeelt is aan u. Accreditatie is afhankelijk van een door de accrediterende instelling vastgestelde procedure en moeten we natuurlijk overlaten aan specialisten. Wel zorgt u er met behulp van Yucan voor dat u alvast weet waar u staat en waar u nog aan moet werken. Uw voorbereidingsproces is eenvoudig, overzichtelijk en efficient geworden. Daarnaast heeft u alles blijvend op orde zodat u bij hercertificering en/of de wens gecertificeerd te blijven snel en doelmatig te werk kunt gaan.

We willen werken met een bestaand model maar hebben een aantal eigen toevoegingen. Kan dat?

Ja. Dat is mogelijk. U kunt dit zelf of door Yucan laten verzorgen.

Kunnen we binnen onze organisatie gelijktijdig met meerdere modellen werken?

Ja. U kunt zoveel modellen tegelijk gebruiken als u wilt.

Externe normen en accreditatieschema's zijn soms erg abstract. Kunnen we deze herformuleren zodat iedereen weet wat wordt bedoeld?

Ja. De inhoud van ieder product in Yucan is geherformuleerd en voorzien van ondersteunende uitleg en beeld zodat iedere gebruiker er mee kan werken. Nieuw aangeleverde normen of schema's kunnen worden geherformuleerd waarbij - net als de voornoemde producten - de inhoud, betekenis en eventuele normstelling behouden is en blijft.

Kunnen we zelf onze modelinhoud beheren?

Ja. Dat kan. Hiervoor is een training noodzakelijk. Omdat modellen niet vaak wijzigen is het gebruikelijk dat Yucan deze voor u opzet. Kleine aanpassingen kunt u dan zelf verrichten.

Wat kunnen we voor antwoordmethodieken gebruiken?

Er zijn zoveel verschillende mogelijkheden dat een antwoord hier te veelomvattend zou zijn. We adviseren u graag op basis van uw specifieke vraag of idee.

Rapportage

Kan ik mijn rapporten aanpassen?

Een rapport zelf is output die niet binnen het rapport zelf kan worden aangepast. Aanpassingen doet u in de online werkomgeving (Yucan). Deze komen automatisch terug in uw nieuwe rapport.

Waarom zie ik bepaalde rapportvormen niet?

Het is mogelijk dat u bepaalde rapportvormen niet tot uw beschikking hebt. Dat is afhankelijk van uw rol (rechten) en of zaken al dan niet zijn afgerond.

Kan ik rapporten opslaan?

Ja. U kunt rapporten met alle door u ingegeven instellingen opslaan, doorsturen naar anderen en later opnieuw benaderen.

Kan ik een bestaand rapport actualiseren?

Ja. Met een druk op de knop kunt een bestaand rapport op basis van eerder gegeven instellingen actualiseren. Een veranderde stand van zaken is daarmee direct zichtbaar.

Kan ik de layout van een rapport aanpassen?

Nee. Rapporten worden automatisch in een goed opgemaakte layout en vorm gegenereerd. Yucan houdt daarbij maximaal rekening met de flexibiliteit van inhoud en hoeveelheid. Zo hoeft u zich geen zorgen te maken over de vorm en zijn rapporten eenduidig vormgegeven voor de organisatie.

Kan ik uitkomsten exporteren?

Ja, dat is mogelijk. Yucan biedt bij rapportage een standaard functionaliteit voor een export naar Excel. Daarbij moet gezegd worden dat hoe Windows en Excel met de geexporteerde gegevens omgaan niet te garanderen is en Yucan geen verantwoordelijkheid voor succesvolle imports aldaar kan nemen.

Bestandenbeheer

Kan ik documenten toevoegen aan een model of portfolio.

Ja. Beide kunnen. Documenten kunnen op allerlei plaatsen in modellen worden toegevoegd en zijn daar steeds per thema voor de gebruiker beschikbaar. Documenten kunnen ook worden gedistribueerd naar afzonderlijke portfolio's. Deze zijn automatisch beschikbaar in de bibliotheek van de betreffende portfolio's.

Blijven bestanden van vorige perioden beschikbaar?

Ja. Deze blijven beschikbaar. Binnen de lopende licentieperiode van het portfolio kan in de bibliotheek voor documenten uit een vorige periode worden gekozen. Een beheerder kan er ook voor kiezen om alle documenten uit een vorige periode direct in de bibliotheek van de nieuwe periode te plaatsen.

We hebben al bestandenbeheer. Waarom zou ik dat binnen Yucan doen?

Veel van de toegevoegde bestanden dienen als onderbouwing voor beantwoording of mogelijk als bewijsstuk. Door deze documenten binnen Yucan te beheren kunnen aanpassingen en beschikbaarstelling in de eigen systeemomgeving niet van invloed zijn op het proces en de doelstellingen.

Kan ik bestanden eenvoudig binnen Yucan beschikbaar maken?

Ja. Als gebruiker kunt u bestanden per stuk of met meer tegelijk bij ieder thema toevoegen.

Als documentenbeheerder kunt u gebruik maken van een uitwisselingsmethode waarmee u bestanden uit uw eigen systeemomgeving eenvoudig en geautomatiseerd naar Yucan over kunt halen.

Overig

Heb ik een training nodig voor het gebruik van Yucan?

Nee. Dat wil zeggen, als gebruiker niet. Yucan heeft een bijzonder korte leercurve. Wat wel van belang is is dat u inzicht hebt in uw rol in het proces en de daarbij behorende rechten. In Yucan ziet u vrijwel direct wat u kunt doen en hoe u dat doet.

Voor de organisatiebeheerder is het reguliere werken binnen Yucan ook eenvoudig doch wel iets breder en vraagt daarom om iets maar niet veel meer inlezen. Voor het inrichten en beheren van modellen en inhoud is een training noodzakelijk.

Hoe snel kan Yucan door ons worden ingezet?

Snel. Als u weet welk model u wilt gebruiken en weet wie er binnen uw organisatie gaan deelnemen dan staat Yucan direct voor u klaar. Praktisch gezegd: U kunt binnen 2 minuten starten.

Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord kwijt ben?

Als u Yucan benadert wordt u bij het inloggen automatisch een wachtwoord vergeten functie aangeboden. Als u uw e-mailadres invult wordt u automatisch een nieuw wachtwoord toegestuurd.

Wat moet onze IT-afdeling doen voor de inzet van Yucan?

Niets. Yucan is een online oplossing (cloud) en vraagt geen ondersteuning door uw IT-afdeling.

Indien u bestanden wilt uitwisselen is slechts een beperkte set gegevens van uw IT-afdeling nodig. Het beschikbaar maken van bestanden aan uw systeemkant wordt gerealiseerd door uw IT-afdeling. De rest wordt voor u geregeld door Yucan.

Hoe is de security geregeld?

Yucan neemt haar security zeer serieus. Het systeem is gealloceerd in een van de grootste en best beveiligde datacentra in Amsterdam. De systeeminrichting wordt continu up to date gehouden en algemeen aanvaarde securitystandaarden worden gevolgd.

Meer vragen?

Staan uw vraag en antwoord er niet bij? heeft u een andere vraag of wilt u dat we nog een vraag en antwoord toevoegen? Neem beslist contact op.

Deze website gebruikt cookies