Deel:

Documentenbeheer

Documenten kunnen de gegeven antwoorden bij een evaluatie of audit ondersteunen. Yucan biedt uitgebreid documentenbeheer waarmee u het beheer en de distributie van documenten op eenvoudige wijze organiseert. Gegarandeerd de juiste documenten op de juiste plek.

impressie software: documentenbeheer

Documenten binnen portfolio's

Iedere gebruiker van Yucan kan documenten als ondersteuning of bewijsmateriaal toevoegen. Deze documenten blijven geordend per portfolio beschikbaar. Binnen iedere portfolio zijn deze vindbaar in de eigen bibliotheek en bij ieder behandeld onderwerp, project of plan.

Centraal bestandenbeheer

Met het documentbeheer binnen Yucan kunt u de informatiestromen - het verzamelen, beheren en distribueren van documenten - naar portfolio's eenvoudig vormgeven en automatiseren.

  • Uw documenten via een uitwisseling automatisch beschikbaar in Yucan
  • Specifieke documenten beschikbaar maken voor bepaalde normen, modellen of kaders
  • Specifieke documenten automatisch distribueren naar portfolio's
  • Automatische versie-updates en versiebeheer: melding bij een reeds toegevoegd document indien een nieuwe versie beschikbaar is
  • Zichtbaar welke documenten voor wie beschikbaar zijn en eenvoudig herroepen.
  • Digitaal archiveren van documenten als bewijsstukken
  • Totale bibliotheek voor de gehele organisatie en deelbibliotheken per portfolio
  • Duidelijke mappenstructuur naar eigen wens in te richten
  • Bestandenbeheerders door uw organisatie zelf aan te wijzen

Hoe werkt documentenbeheer

Video met een introductie over de werking van documentenbeheer, het organiseren van uw informatiestromen, digitaal archiveren en de relatie van documentbeheer tot bibliotheken in portfolio's.

Hoe nu verder met documentbeheer?

De bibliotheek binnen een portfolio en het organisatiebrede bestandenbeheer zijn standaard beschikbaar. Geautomatiseerde uitwisseling (import) van bestanden uit uw eigen systeemomgeving vergt een extra instelling. Indien u daar gebruik van wilt maken, neem dan contact met ons op. De gebruikershandleiding voor bestandenbeheerders vindt u bij 'Support & Documentatie".