Deel:

Documentenbeheer

Binnen uw account heeft u - naast de bibliotheek in uw werkruimte - standaard een volledig documentenbeheersysteem tot uw beschikking. Deze omgeving is géén vervanging voor uw bestaande systeem. Het dient de doelen van en beschermt de onderbouwing binnen het evaluatie en verbeterproces.

U start uw online werkruimte altijd inclusief documentenbeheer

Documentenbeheer bevindt zich op 2 niveaus.

Bibliotheek in uw portfolio (werkruimte)

Binnen uw werkruimte hebt u een afzonderlijke bibliotheek met de daarbij relevante en door deelnemers toegevoegde documenten. In de bibliotheek van uw portfolio bewaart u de documenten die binnen uw evaluatie- en auditproces als onderbouwing gelden en dus niet mogen veranderen.

  • Door gebruikers in de werkruimte toegevoegde documenten beheren
  • Vanuit documentenbeheer naar de werkruimte gestuurde documenten beheren
  • Zoeken en filteren op verschillende documentkenmerken
  • Documenten bekijken en downloaden (ook ineens als Zip)
  • Documenten toewijzen aan onderwerpen
  • U heeft de juiste documenten gegarandeerd op de juiste plek beschikbaar.

Overkoepelend documentenbeheer binnen uw account

Binnen uw account heeft u standaard een overkoepelend documentenbeheersysteem beschikbaar. Omdat uw organisatie documentenbeheer waarschijnlijk al heeft georganiseerd, kunt u er voor kiezen dit wel of niet te gebruiken. Gebruik hiervan heeft toegevoegde waarde als u meerdere werkruimten wilt bedienen met te delen documenten en niet kunt volstaan met alleen de bibliotheek binnen uw portfolio.

Het documentenbeheer binnen Yucan is géén vervanging voor uw bestaande omgeving! Binnen Yucan bewaart en beheert u documenten die binnen het proces van evaluatie of audit dienen als onderbouwing en bewijsstuk. En om die reden gefixeerd moeten zijn.

  • Documenten geautomatiseerd uitwisselen met uw systeemomgeving
  • Documenten importeren en uploaden
  • Documenten beheren en geautomatiseerd verspreiden op onderwerp niveau
  • Documenten beheren en geautomatiseerd verspreiden naar werkruimten
  • Updates van verspreide documenten geautomatiseerd en gericht toevoegen/verspreiden
  • Verspreiding terugtrekken en documenten blokkeren
  • Filesysteem inrichten met behulp van mappenstructuren
  • Toegang en rechten beheren

Heeft u zelf al een intranet of documenten beheeroplossing?

U kunt Yucan daar eenvoudig mee combineren.

Met Yucan organiseert u de processen die leiden tot de documentatie die u in en buiten Yucan kunt publiceren. En natuurlijk kunt u al eerder of elders uitgewerkte documentatie eenvoudig invoegen en gebruiken binnen de evaluatie-, audit-, ontwikkel en verbeterprocessen in Yucan. Binnen Yucan draait het allereerst om het proces en alles wat daarbij voor u komt kijken.

U kiest wat u gebruikt. Van enkel een evaluatie en rapportages tot en met het gestructureerd en in samenhang vastleggen van beleid, projecten en plannen. In- of exclusief documentenbeheer en in combinatie met uw bestaande oplossingen. Uw PDCA processen blijvend georganiseerd en beheersbaar.

Hoe werkt documentenbeheer

Video met een introductie over de werking van documentenbeheer, het organiseren van uw informatiestromen, digitaal archiveren en de relatie van documentbeheer tot bibliotheken in portfolio's.

Scherm impressie

impressie software: documentenbeheer

Compacte schermimpressie van documentenbeheer binen uw account.

Hoe nu verder met documentbeheer?

De bibliotheek binnen een portfolio en het organisatiebrede bestandenbeheer zijn standaard beschikbaar. Geautomatiseerde uitwisseling (import) van bestanden uit uw eigen systeemomgeving vergt een extra instelling. Indien u daar gebruik van wilt maken, neem dan contact met ons op. De gebruikershandleiding voor bestandenbeheerders vindt u bij 'Support & Documentatie".

Kunnen wij u helpen?

Bel ons

maandag t/m vrijdag
09:00 - 17:00 uur

Of wij bellen u