Deel:

Zelfstandig aan de slag met de AVG

U wilt weten waaraan u voor de AVG aan moet voldoen? U wilt weten waar u staat? Of u wilt ook uw AVG Dossier en verwerkingsregister op orde brengen en houden?

AVG Dossier en Privacy management met AVG Ctrl in Yucan

U organiseert het gemakkelijk in Yucan

U kiest de AVG werkomgeving die bij uw organisatie past, u kiest wat u wilt doen. En kunt direct aan de slag. Yucan helpt u met uw nulmeting, of ook met uw DPIA's, verwerkingsregister, documentatie en beheer van uw volledige AVG-dossier. Zodat u het zelf kunt.

Uw Online AVG Assistent, handleiding, register en werkomgeving ineen

Uw AVG-assistent en complete online evaluatie- en AVG-beheeromgeving, inclusief privacy framework en verwerkingsregister. Kant & klaar. Met een druk op de knop aan de slag. Goed geregeld en in eigen beheer.

Yucan ondersteunt u blijvend bij het opzetten en beheren van uw gehele AVG Dossier, doorlichten van uw organisatie en processen, uitvoering van DPIA's, opzet en beheer van uw verwerkingsregister, registraties, documentatie en privacybeleid.

Inclusief het AVG-CTRL privacy framework vanaf € 119,- per jaar.

Inclusief:

  • De wet in begrijpelijke taal; Uw handleiding voor de AVG
  • Overzichtelijk privacy framework; Checklist eisen AVG
  • Verwerkingsregister
  • Handzame uitleg en aanwijzingen
  • Plan van aanpak & uw interne taakverdeling
  • Intake & ondersteuning
  • Inhoudelijk stappenplan
  • Eenvoudig documenteren, publiceren en rapporteren

Op basis van de wet:

  • Inventariseren en toetsen van uw organisatie en processen
  • Inrichten en beheren van uw verwerkingsregister
  • Inventariseren en beoordelen van risico's en kansen
  • Organisatie- en proces DPIA's opstellen, uitvoeren en beheren
  • Vastleggen en opvolgen van eventuele datalekken
  • Inhoudelijke tooling met uitleg voor verbeteren en ontwikkelen
  • Inhoudelijke tooling met leidraad voor het opzetten van documentatie en handboeken

Direct aan de slag met uw AVG-Dossier

Voor grotere en kleinere organisaties. U gebruikt Yucan naast en in combinatie met uw bestaande documentenbeheer-, publicatie- en managementsystemen. Eerst weten waar u staat? Of direct uw complete dossier opzetten? U kiest zelf wat u gebruikt en kunt altijd uitbreiden.

Alles staat voor u klaar. In de cloud. U kunt direct aan de slag!

Eerst zien waaraan u voor de AVG moet voldoen?

AVG of GDPR privacywetgeving

U wilt eerst weten waaraan u voor de AVG moet voldoen? Of u wilt weten of uw organisatie haar privacy zaken op orde heeft?

Toets uw organisatie en processen met behulp van het AVG-Ctrl Privacy framework.

Kies voor een maandlicentie met evaluatie en geautomatiseerde rapportage. U kunt op ieder moment besluiten uw licentie in tijd en mogelijkheden uit te breiden.

Starten, intake & procesondersteuning

Starten kunt u zelf direct en zelfstandig doen, door een systeem en werkwijze te kiezen. Yucan kan dit ook voor u doen. Deze opstartservice is kosteloos, maar we hebben dan natuurlijk gegevens van u nodig.

Yucan helpt u graag op weg! Bij aanschaf van uw assistent en werkomgeving is een intake en procesondersteuning inbegrepen.

Intake en ondersteuning worden telefonisch geboden. We bespreken de door u gewenste werkwijze, het plan van aanpak en we doorlopen samen met u de inhoud en processen in Yucan. De inbegrepen intake is maximaal 1 uur en verdere inbegrepen ondersteuning is gebaseerd op onze fair-use policy.

Zelf aan de slag

Binnen Yucan wordt alles zo aangeboden dat u geheel zelfstandig aan de slag kunt. Inclusief handzame ondersteunende informatie en uitleg. Alle werkzaamheden die u - ongeacht of u een adviseur of privacy-officer in de arm neemt - zelf moet doen, kunt u zelf doen.

Het AVG-Control privacy framework helpt u inhoudelijk op alle punten die er voor de AVG toe doen. Met handzame uitleg steeds direct bij de hand. Zodat u weet waar het om gaat.

Of u het geheel zelfstandig kunt doen is natuurlijk ook afhankelijk van de kennis die binnen uw organisatie aanwezig is, of u mensen vrij kunt maken en uw eventuele behoefte aan een externe view op uw risico's, activiteiten, processen en samenhang. Een externe adviseur of privacy-officer kan bovendien behulpzaam zijn bij het oplijnen van het proces en het aanbrengen van focus, zonder dat interne verhoudingen onder druk komen te staan.

Of u nu zelfstandig aan de slag gaat of eventueel direct of later een adviseur inschakelt: U en uw adviseur kunnen binnen Yucan constructief en blijvend samenwerken. U nodigt uw adviseur uit in Yucan en houdt samen de regie. Zo houdt u het goed georganiseerd.

Wat heeft u nodig en hoe pakt u dit aan?

Wat de AVG voor u betekent en met zich meebrengt moet voor u inzichtelijk zijn. Dat vraagt erom dat u de benodigde informatie op een toegankelijke wijze en logisch geordend tot uw beschikking hebt. Vervolgens vraagt het inspanning en tijd van uw organisatie om uw processen en verwerkingen te inventariseren , te documenteren en daar waar nodig organisatorische en technische aanpassingen door te voeren. Dat kan beperkt zijn maar afhankelijk van uw activiteiten ook uitgebreid.

  1. Processen en verwerkingen inventariseren en registreren
  2. Toetsen of u aan de wet voldoet
  3. Informatievoorziening rondom privacy organiseren
  4. Organisatorische en technische maatregelen nemen
  5. Documenteren

Het gehele proces vraagt zowel in aanvang als daarna om een systeem en een gestructureerde aanpak, waarbij de benodigde kennis ook eigendom van de gehele organisatie wordt. Voldoen aan de AVG gaat namelijk niet om een momentopname. U en uw organisatie moeten het geheel blijvend op orde hebben en houden en altijd 'in control' zijn. Daar ligt vanuit de wet ook de nadruk op.

Er komt veel bij kijken maar ingewikkeld is het uiteindelijk niet. U kunt het samen met een adviseur maar ook zelf goed organiseren.

Schakel een inhoudelijk adviseur in op de punten waar dit nodig is en voer het beheer zelf. Dat is ook de bedoeling van de wet. Wat u daarvoor nodig hebt is het juiste systeem en de juiste informatie. Op punten heeft u specifiek advies nodig. Denk bijvoorbeeld aan de formulering van uw publieke privacybeleid, verwerkingsovereenkomsten of ICT-vraagstukken. Bent u verplicht een FG aan te stellen of doet u dit vrijwillig? Dan is bij deze persoon (ook een vereiste van de AVG) de benodigde kennis in ieder geval aanwezig. Een structurele benadering (PDCA) en invulling door uw organisatie is hoe dan ook nodig en op punten zelfs verplicht.

Uw privacymanagement in 4 stappen op de rit

De nieuwe en strengere Europese privacywetgeving (AVG) geldt voor vrijwel iedere organisatie. En voor iedere organisatie is het zoeken naar overzicht, beginpunt en aanpak. Het onderstaande schema geeft u direct beeld van datgene wat er moet gebeuren. Een aanpak in 4 stappen die verderop kort wordt toegelicht. Tezamen met de oplossing die Yucan u hiervoor biedt.

Schema: AVG Control in Yucan

Zien waaraan u moet voldoen en of u uw privacy zaken op orde hebt?

U start met een inventarisatie, de checklist en het Privacy framework. U hebt direct in beeld wat op orde is en wat aandacht behoeft.

Wilt u uw volledige AVG-dossier in Yucan beheren?

In de ontwikkelmodule, die u op ieder moment kunt toevoegen, stapt u eenvoudig door. AVG-Control leidt u op handzame wijze door het proces. U hebt en houdt uw privacybeschermingsproces, registers en AVG-Dossier altijd en blijvend op orde.

Activiteit en opbrengst per stap

U kunt ieder onderdeel in het schema op ieder moment benaderen en gebruiken. Uw ideale route is van links naar rechts.

✓ Starten

  • Bepaal welke afdelingen betrokken moeten worden en stel uw AVG team samen.
  • Kies per afdeling een deskundige verantwoordelijke en eventueel extra betrokkenen.
  • Kies de AVG oplossing die bij uw organisatie past.
  • Kies een aanpak.
  • Verdeel de rollen
  • Start met een druk op de knop uw eigen werk- en managementomgeving.

Stap 1 Inventariseren & Beheren

In het privacy-framework evalueert u waar u staat. Met de proces inventarisatie brengt u de processen waar persoonsgegevens worden gebruikt in kaart. Zo weet u zeker dat u niets over het hoofd ziet. En zo heeft en houdt u uw Organisatie DPIA volledig op orde.

Stap 2 Analyseren, Vastleggen & Prioriteren

U legt alle bewerkingen vast die automatisch in het Bewerkingsregister komen. Daarbij checkt u meteen of een DPIA vereist is. Voert u die DPIA ook uit dan brengt u eventuele verbeterpunten ook direct in beeld. AVG control genereert automatisch een overzichtelijke behandellijst.

Stap 3 Documenteren, Verbeteren & Plannen

Hier documenteert u uw privacybeleid, protocollen, handboeken en privacy (jaar)plannen. En met behulp van de handzame en flexibele formats in AVG Control werkt u hier al uw verbeterprojecten uit.

Stap 4 Overzichten, Verwerkingsregister & Verantwoording

AVG Control is zo opgezet dat u continu een samenhangend overzicht heeft èn houdt van alle processen, bewerkingen, beschrijvingen, verbeterprojecten & privacyplannen. En met één druk de knop heeft u al uw rapportages en verantwoordingsdocumenten altijd direct beschikbaar.

Yucan combineren met uw intranet of documenten beheeroplossing

Met Yucan organiseert u de processen die leiden tot de documentatie die u in en buiten Yucan kunt publiceren. Of in het geval van een datalek op afroep van de AP ter verantwoording moet kunnen overleggen. En natuurlijk kunt u al eerder of elders uitgewerkte documentatie eenvoudig invoegen en gebruiken binnen de registers en processen in Yucan.

Binnen Yucan draait het allereerst om uw proces en alles wat daarbij voor u komt kijken. Documentatie is output van uw proces. U heeft deze in Yucan op ieder moment geactualiseerd tot uw beschikking en kunt deze ook elders publiceren.

Kunnen wij u helpen?

Bel ons

maandag t/m vrijdag
09:00 - 17:00 uur

Of wij bellen u