Deel:

AVG Dossier en Privacymanagement

U heeft uw AVG Dossier op de rit of wilt daarmee aan de slag. U wilt weten waar u staat? Wat u voor elkaar hebt en op welke punten u kunt of moet verbeteren? En u zoekt een oplossing om uw AVG-Dossier en Privacy management goed, blijvend en ook zelfstandig te organiseren?

Uw volledige AVG Dossier snel en blijvend op de rit

Uw complete online oplossing inclusief het krachtige framework van AVG Control. De wet doelmatig voor u georganiseerd: U wordt steeds ondersteund met handzame aanwijzingen en checks m.b.t. de vereisten van de AVG. Of u nu een grotere organisatie bent of een kleinere, in welke sector u ook actief bent, u kunt direct en zelfstandig of i.s.m. uw adviseur aan de slag en hebt alles in eigen beheer!

Yucan ondersteunt u blijvend bij het opzetten en beheren van uw AVG Dossier. Inclusief:

  • Zelfevaluaties uitvoeren op AVG wetgeving
  • Audits uitvoeren
  • Verwerkingsregister en verwerkingen vastleggen
  • DPIA's uitvoeren en beheren
  • Register datalekken
  • Procedures, privacybeleid, verwerkingsovereenkomsten, beleid en handboeken uitwerken en publiceren
  • Risico- en impact analyses uitvoeren op verbeterpunten
  • Behandellijsten met verbeterpunten opstellen en prioriteren
  • Verbeter- en ontwikkelprojecten inrichten, verdelen en voortgang beheren
  • Lange termijn plannen inrichten en beheren
  • Eenvoudig publiceren en rapporteren

U gebruikt Yucan naast uw bestaande documentenbeheer-, publicatie- en managementsystemen.

Met een druk op de knop zelfstandig aan de slag

Alles direct, toegankelijk en blijvend georganiseerd. Laagdrempelig in prijs, vereist kennisniveau en inspanning. Natuurlijk is ieder nieuw systeem even wennen maar er is geen ingewikkelde implementatie, begeleiding of training nodig. U nodigt uw adviseurs eventueel uit om mee te kijken en te werken. Uw bestaande documentatie en registraties voert u eenvoudig en gestructureerd in. De documentatie, registraties en output van Yucan publiceert u ook met een druk op de knop in uw bestaande intranet of documenten beheeromgeving.

Uw privacymanagement in 4 stappen op de rit

De nieuwe en strengere Europese privacywetgeving (AVG) geldt voor vrijwel iedere organisatie. En voor iedere organisatie is het zoeken naar overzicht, beginpunt en aanpak. Het onderstaande schema geeft u direct beeld van datgene wat er moet gebeuren. Een aanpak in 4 stappen die verderop kort wordt toegelicht. Tezamen met de oplossing die Yucan u hiervoor biedt.

Schema: AVG Control in Yucan

U kunt beginnen met alleen een checklist maar AVG-Control gaat verder. Het is uw complete management-omgeving voor alles rondom de AVG.

U start met een inventarisatie om te weten waar u staat en wat aandacht behoeft. Vervolgens leidt AVG-Control u op handzame wijze door het proces en hebt en houdt u uw privacybeschermingsproces en AVG-Dossier altijd en blijvend op orde.

Via bovenstaand schema ziet u direct welke stappen u waar in Yucan/AVG-Control doet.

U kunt alles op ieder moment benaderen en gebruiken. Uw ideale route is van links naar rechts.

✓ Starten

  • Bepaal welke onderdelen of afdelingen betrokken moeten worden en stel uw AVG team samen.
  • Kies per onderdeel of afdeling een deskundige verantwoordelijke en eventueel extra betrokkenen.
  • Kies de voor u relevante AVG oplossing (altijd inclusief alle ruimte voor eigen onderwerpen en speerpunten).
  • Kies een aanpak (wat en hoe wilt u te werk gaan).
  • Verdeel de rollen en start met een druk op de knop uw eigen werk- en managementomgeving met de aanpak van uw keuze.

Stap 1 Inventariseren & Beheren

In het privacy-framework evalueert u waar u staat. Met de proces inventarisatie brengt u de processen waar persoonsgegevens worden gebruikt in kaart. Zo weet u zeker dat u niets over het hoofd ziet. En zo heeft en houdt u uw Organisatie DPIA volledig op orde.

Stap 2 Analyseren, Vastleggen & Prioriteren

U legt alle bewerkingen vast die automatisch in het Bewerkingsregister komen. Daarbij checkt u meteen of een DPIA vereist is. Voert u die DPIA ook uit dan brengt u eventuele verbeterpunten ook direct in beeld. AVG control genereert automatisch een overzichtelijke behandellijst.

Stap 3 Documenteren, Verbeteren & Plannen

Hier documenteert u uw privacybeleid, protocollen, handboeken en privacy (jaar)plannen. En met behulp van de handzame en flexibele formats in AVG Control werkt u hier al uw verbeterprojecten uit.

Stap 4 Overzichten, bewerkingsregister & Verantwoording

AVG Control is zo opgezet dat u continu een samenhangend overzicht heeft èn houdt van alle processen, bewerkingen, beschrijvingen, verbeterprojecten & privacyplannen. En met één druk de knop heeft u al uw rapportages en verantwoordingsdocumenten altijd direct beschikbaar.

Wat heeft u nodig en hoe pakt u dit aan?

Wat de AVG voor u betekent en met zich meebrengt moet voor u inzichtelijk zijn. Dat vraagt erom dat u de benodigde informatie op een toegankelijke wijze en logisch geordend tot uw beschikking hebt. Vervolgens vraagt het inspanning en tijd van uw organisatie om uw processen en verwerkingen te inventariseren , te documenteren en daar waar nodig organisatorische en technische aanpassingen door te voeren. Dat kan beperkt zijn maar afhankelijk van uw activiteiten ook uitgebreid.

  1. Processen en verwerkingen inventariseren en registreren
  2. Toetsen of u aan de wet voldoet
  3. Informatievoorziening rondom privacy organiseren
  4. Organisatorische en technische maatregelen nemen
  5. Documenteren

Het gehele proces vraagt zowel in aanvang als daarna om een systeem en een gestructureerde aanpak, waarbij de benodigde kennis ook eigendom van de gehele organisatie wordt. Voldoen aan de AVG gaat namelijk niet om een momentopname. U en uw organisatie moeten het geheel blijvend op orde hebben en houden en altijd 'in control' zijn. Daar ligt vanuit de wet ook de nadruk op.

Ga niet af op een eenvoudige checklist!

Er komt meer bij kijken maar ingewikkeld is het uiteindelijk niet. U kunt het samen met een adviseur maar ook zelf goed organiseren.

Schakel een inhoudelijk adviseur in op de punten waar dit nodig is en voer het beheer zelf. Dat is ook de bedoeling van de wet. Wat u daarvoor nodig hebt is het juiste systeem en de juiste informatie. Op punten heeft u specifiek advies nodig. Denk bijvoorbeeld aan de formulering van uw publieke privacybeleid, verwerkingsovereenkomsten of ICT-vraagstukken. Bent u verplicht een FG aan te stellen of doet u dit vrijwillig? Dan is bij deze persoon (ook een vereiste van de AVG) de benodigde kennis in ieder geval aanwezig. Een structurele benadering (PDCA) en invulling door uw organisatie is hoe dan ook nodig en op punten zelfs verplicht.

Organiseer het met AVG Control

Met AVG Control in Yucan krijgt u alles rondom de AVG kostenefficiënt en blijvend onder controle. Inhoudelijk èn procesmatig. AVG Control is namelijk uw online management-omgeving die u in staat stelt om met en zonder consultancy of hulp van derden aan de strenge eisen van de AVG te voldoen. En alles rondom de AVG in eigen beheer te houden.

AVG Control is tegelijk ook uw handleiding voor de AVG!

U ziet altijd duidelijk waar u moet beginnen, met op ieder punt uitleg over wat u moet doen en wanneer u moet handelen. Zo leidt AVG-Control u door het proces en heeft u uw volledige AVG-Dossier altijd en blijvend op orde!

Van Bewerkingsregister tot kant-en-klare checklists, DPIA's, inbreukregistraties (datalek), privacy-plannen en projectformats: U ziet daar direct wat u voor de wet (AVG) moet vastleggen en wordt overal waar nodig, door uitleg, voorbeelden en relevante wetgeving ondersteund. En wanneer maar nodig, zijn met één druk op de knop alle verantwoordingsdocumenten beschikbaar.

  1. Benodigde kennis daar waar u het nodig hebt beschikbaar, leesbaar & toegankelijk.
  2. Via proces- en verwerkings inventarisatie naar verwerkingsregister.
  3. Toetsen aan de wet m.b.v. het toegankelijke en complete privacy framework.
  4. Concrete aanwijzingen en toelichtingen t.b.v. uw informatievoorziening rondom privacy.
  5. Concrete aanwijzingen en toelichtingen t.b.v. uw organisatorische en technische maatregelen.
  6. Documentatie altijd op orde & altijd klaar voor verantwoording.

Kunt u het zelf?

Ja en nee.

Binnen Yucan wordt alles zo aangeboden dat u in principe geheel zelfstandig aan de slag kunt. Inclusief handzame ondersteunende informatie en uitleg. Alle werkzaamheden die u - ongeacht of u een adviseur in de arm neemt - zelf moet doen, kunt u zelf doen.

Of u het geheel zelfstandig kunt doen is onder andere afhankelijk van de kennis die binnen uw organisatie aanwezig is, of u mensen vrij kunt maken en natuurlijk uw behoefte aan een externe view op uw risico's, activiteiten, processen en samenhang. Een externe adviseur kan bovendien zeer behulpzaam zijn bij het oplijnen van het proces en het aanbrengen van focus, zonder dat interne verhoudingen onder druk komen te staan.

Of u nu zelfstandig aan de slag gaat of eventueel direct of later een adviseur inschakelt: U en uw adviseur kunnen binnen Yucan constructief en blijvend samenwerken. U nodigt uw adviseur uit in Yucan en houdt samen de regie. Zo houdt u het goed georganiseerd.

Uw AVG managementsysteem

✓ Inclusief

  • Proces-inventarisatie
  • Checklists eisen AVG
  • Privacy-framework (toetsing op organisatie- en managementniveau)
  • Organisatie DPIA's
  • Proces DPIA's
  • Bewerkingsregister
  • Register en registratie datalekken
  • Privacy beleid & protocollen
  • Behandellijsten en verbeterplannen
  • Privacy jaarplan
  • AVG-verantwoording
  • Beheer & rapportage

✓ Kant & klaar
De Zowel de inhoud als het proces van uw complete managementomgeving voor de AVG staan voor u klaar. U kunt direct beginnen!

✓ Gebruiksvriendelijk
Natuurlijk moet u even kijken hoe u te werk gaat en wennen aan een nieuw systeem. Maar AVG Control in Yucan heeft verder een intuïtieve workflow, die u op een logische en duidelijke manier helpt de AVG onder controle te brengen èn houden.

✓ Behulpzaam
AVG Control leidt u gemakkelijk door het proces. Toelichtingen, instructies, voorbeelden en bepalingen staan op de juiste plek en zijn overal waar nodig beschikbaar.

✓ Zelfstandig aan de slag
De pragmatische online werkomgeving biedt u alle tools om alles rondom de AVG zèlf te kunnen organiseren.

Start een gratis demo

AVG of GDPR privacywetgeving

Start een gratis demo om te zien wat AVG Control voor u kan betekenen.

Advies!

AVG-Control biedt u veel en is zeer volledig. Neem daarom geheel kosteloos contact op met één van onze adviseurs om uw demo samen te doorlopen. Binnen 10 minuten heeft u een totaal beeld, u ziet direct hoe u alles rondom de AVG doelmatig, zelfstandig en voor 25 Mei organiseert.

Wilt u het een maand uitproberen? Dat kan ook. Bekijk onze maandproducten via onderstaande links. Meer weten?

De PDCA en modules in Yucan

In Yucan start u uw eigen werkomgeving voor uw privacymanagement en complete AVG dossier. De PDCA in Yucan helpt u vervolgens structureel en blijvend met het beheer van uw verwerkingsregister, registratie van datalekken, DPIA's, bij de ontwikkeling van privaccybeleid, handboeken, documentatie, evaluatie, accreditatie, organisatieontwikkeling, verbetermanagement en privacymanagement.

Evaluatie en audit laten zien waar u staat. Verbeterpunten worden zichtbaar. Via een handig hulpmiddel worden risico en impact bepaald en prioriteiten gesteld. Verbetertrajecten worden gericht geïnitieerd. En bij het opstellen van plannen integreert u met een druk op de knop alle relevante informatie. En natuurlijk inclusief documentenbeheer en uitgebreide rapportage mogelijkheden.

Uw verwerkingsregister, DPIA's, handboeken en documentatie richt u doelmatig in in de module kaarten. Bij de handzame AVG formats worden steeds AVG richtlijnen en eisen aangeboden zodat u weet waaraan uw documentatie voor de AVG moet voldoen.

Heeft u zelf al een intranet of documenten beheeroplossing?

U kunt Yucan daar eenvoudig mee combineren.

Met Yucan organiseert u de processen die leiden tot de documentatie die u in en buiten Yucan kunt publiceren. En natuurlijk kunt u al eerder of elders uitgewerkte documentatie eenvoudig invoegen en gebruiken binnen de registers en evaluatie-, audit-, ontwikkel en verbeterprocessen in Yucan. Binnen Yucan draait het allereerst om het proces en alles wat daarbij voor u komt kijken.

U kiest wat u gebruikt. Van enkel een evaluatie en rapportages tot en met het gestructureerd en in samenhang vastleggen van registraties, DPIA's, datalekken, verwerkingsovereenkomsten, beleid, projecten en plannen. In- of exclusief documentenbeheer en in combinatie met uw bestaande oplossingen. Uw AVG management en PDCA processen blijvend georganiseerd en beheersbaar.

Kunnen wij u helpen?

Bel ons

maandag t/m vrijdag
09:00 - 17:00 uur

Of wij bellen u