Yucan QM

Uw organisatie in beeld en beweging

Op gestructureerde en transparante wijze wordt inzichtelijk gemaakt hoe uw organisatie scoort en met name:  Wat de verbeterpunten zijn en met welke acties verbetering kan worden aangebracht.

Yucan QM neemt u werk uit handen en brengt inzicht in de kwaliteit van uw organisatie doelmatig binnen handbereik. Eenvoudig samenwerken binnen een omgeving die de PDCA cyclus ondersteunt, veel zaken stroomlijnt en geautomatiseerd voor u afhandelt, waar continu inzicht wordt gegeven door middel van geautomatiseerde rapportage en waar ook uw bewijsstukken worden gearchiveerd.

Toepassingen:

• Beheer van managementportfolio's
• Kwaliteitsmanagement
• Verbetermanagement
• Riskmanagement
• (Zelf-)evaluaties
• Audits
• Jaarplannen en verbeterplannen

Zelfevaluatie, audit en verbeterplannen

Met behulp van Yucan QM kunnen zelfevaluatie, audits, het opstellen van verbeterplannen en de voortgangsbewaking ervan gestructureerd en efficiënt worden uitgevoerd.

Zelfevaluatie is het systematisch verzamelen en analyseren van informatie door direct betrokkenen om inzicht te geven in de geleverde kwaliteit. Middels de zelfevaluatie geeft een organisatie of onderdeel daarvan aan in hoeverre aan gestelde eisen wordt voldaan. Daarbij worden steeds relevante bewijsstukken toegevoegd.

Zelfevaluatie draagt het risico in zich van subjectiviteit. Dit risico kan worden weggenomen door het zoeken naar feedback van derden. Dit gebeurt middels de audit. Auditoren hebben zich door opleiding en ervaring bekwaamd om een oordeel uit te spreken over de zelfevaluatie, afgezet tegen een norm.

Een zelfevaluatie en een audit leiden tot het formuleren van verbeterpunten. Om de verbeterpunten aan te pakken kunnen één of meer verbeteracties (SMART) worden geformuleerd. Tezamen het verbeterplan.

Rapportage en verslaglegging

De zelfevaluatie, audit en het verbeterplan kunt u aanwenden voor interne en externe verantwoording over de kwaliteitsbewaking binnen uw organisatie en de daarmee behaalde resultaten. Het proces tezamen met de uitkomsten kan door u en uw medewerkers ook worden ingezet als sturingsinstrument.

Yucan QM genereert automatisch rapporten op diverse detailniveaus. U kunt deze samenvoegen en aggregeren. De rapporten bieden u profielschetsen van uw organisatie en inzicht in de mate van verbetering in de tijd.

Kwaliteitsystemen en modellen

Binnen Yucan QM kunt u werken met het kwaliteitssysteem van uw keuze. Denkt u daarbij onder andere aan het INK kwaliteitssysteem, ISO normen, inspectie-kaders of afgeleiden daarvan, die zijn toegesneden op uw sector, branche of eigen organisatie.

Uw adviseur of kwaliteitsmedewerker stelt in samenspraak met u vast welk systeem wordt gebruikt en op welke eisen en indicatoren wordt gemeten en getoetst. Daarbij kan binnen Yucan QM worden gewerkt met bestaande kwaliteitsystemen, aangepaste versies daarvan, of een geheel voor u op maat ingericht kwaliteitssysteem.

Binnen Yucan QM kan uw externe adviseur verschillende kwaliteitsystemen voor u beschikbaar hebben gemaakt. U kunt deze direct gaan gebruiken. Wanneer u voor uw organisatie een aantal eigen eisen en indicatoren wilt meten of een geheel eigen systeem wilt gebruiken, kan uw adviseur deze voor u in Yucan QM op maat inrichten.

Eigen beheer

Indien gewenst kunnen uw kwaliteitsmedewerkers hier ook zelf invulling aan geven. Voor het gebruik van de beheeromgeving van Yucan QM is een training nodig. Uw adviseur kan u daarbij verder adviseren.

Zelfevaluatie met of zonder audit

Zelfevaluatie binnen Yucan QM leidt tot transparantie en inzicht in de sterkten en zwakten van uw organisatie. Uitvoering van een (steekproefsgewijze) audit kan het risico van subjectiviteit wegnemen.

Feiten, meningen, verbeterpunten en bewijsstukken worden en blijven binnen Yucan QM duidelijk geordend beschikbaar. Zelfevaluatie en audit volgen daarbij dezelfde onderwerpen, werkwijze en rapportstructuur. Daardoor kunt u steeds eenvoudig met een druk op de knop vergelijken wat de interne en externe conclusies en verbeterpunten zijn.

Binnen Yucan QM kiest u zelf welk traject u wilt door-lopen. U kunt bij aanvang kiezen voor zelfevaluatie en aan de hand van de uitkomsten bepalen of u audits op uw organisatie of delen daarvan wilt laten uitvoeren. Na afsluiting van iedere periode kunt u opnieuw kiezen voor uw eigen benadering. Zelfevaluatie, met of zonder audit.

Individueel werken of in teamverband

Door in teamverband te werken ontstaat naast een breed beeld ook draagvlak. De inrichting van uw organisatie of tijdsdruk kunnen er toe leiden dat u er voor kiest een zelfevaluatie en verbeterplan bij individuele personen neer te leggen.

Binnen Yucan QM kunt u zowel individueel als in teamverband werken. Na aanvang van een evaluatie kunt u uw instellingen veranderen en van een individuele aanpak overgaan naar een aanpak in teamverband. Na afsluiting van iedere periode kunt u opnieuw kiezen of u individueel of in teamverband verder wilt gaan.

Periodiek werken aan kwaliteitsverbetering

Uw organisatie kan jaar na jaar gebruik maken van Yucan QM en daarmee op gestructureerde wijze invulling geven aan de PDCA cyclus en een eigen en bestendig kwaliteitsportfolio.

Evaluatiegegevens, rapportages en bewijsstukken blijven bewaard en beschikbaar. Conclusies worden automatisch als startpunt meegenomen naar opvolgende perioden. Uw kwaliteitssysteem kan worden aangepast terwijl resultaten door de tijd vergelijkbaar kunnen blijven. Deelnemers kunnen zowel gedurende een cyclus als in opvolgende cycli door u worden gewijzigd.

Eenvoudig in gebruik

Yucan QM is een webapplicatie. Als organisatie hoeft u niets te installeren. Uw medewerkers kunnen 24 uur per dag, zeven dagen per week via het internet samenwerken aan kwaliteit.

Wanneer u gebruik maakt van een bestaand kwaliteits-systeem of uw adviseur reeds een systeem voor u heeft opgezet kunt u direct beginnen. Uw kwaliteitsmedewerker of adviseur voert de door u opgegeven deelnemers in en start voor u een traject.

De door u opgegeven deelnemers en de coördinator ontvangen per e-mail een uitnodiging. Via de daarin gepresenteerde link komen zij op de startpagina van de evaluatie en kunnen daar direct beginnen.

Yucan QM leidt de deelnemers op een transparante en gebruiksvriendelijke manier door het traject.

Wat van de deelnemers wordt verwacht is helder omschreven in Yucan QM. 15 minuten inlezen in een korte instructie en omschrijving van de toegewezen rol volstaat. Er is voor gebruik door deelnemers geen verdere training nodig.

Integriteit

Uw gegevens zijn uitsluitend beschikbaar voor uw eigen organisatie.

Binnen Yucan QM kunt u zelf bepalen welke gegevens voor wie beschikbaar zijn. Als vuistregel geldt dat het proces van de zelfevaluatie en dat van de audit alleen zichtbaar is voor de directe deelnemers. U kunt er daarbij voor kiezen andere internen en externen toegang te geven tot eindrapportages. Dit kan bijvoorbeeld van nut zijn bij intern of extern proportioneel toezicht.

Kosten

Voor het gebruik van Yucan QM hoeft u niet te investeren in software oplossingen of installaties. U kunt standaard modellen gebruiken en rekent af op basis van uw gebruik. U kunt tot 25 personen bij een afzonderlijk evaluatietraject betrekken. U betaalt een vast bedrag per evaluatietraject en gebruiksperiode. Een gebruiksperiode stelt u zelf in en is maximaal 1 jaar. U kunt opvolgend een nieuwe periode starten.

Wanneer u gebruik wilt maken van een maatwerk model kan uw adviseur u kosten in rekening brengen voor het uitwerken en plaatsen van dat model. U kunt dit ook zelf doen. Daarvoor is een training nodig.

Om de inhoudelijke kwaliteit van een zelfevaluatie te borgen adviseren wij u daar een adviseur bij te betrekken. Of deze begeleiding binnen de afnameprijs valt is onderdeel van de prijsafspraken die u maakt met uw adviseur.

Demo’s en uitproberen

Binnen Yucan QM zijn een aantal demo’s beschikbaar. U kunt Yucan QM uitproberen door een demo-evaluatie te starten waarin u geheel vrijblijvend 3 weken kunt werken.

Product documentatie

Onderstaand vindt u de algemene productdocumentatie (Pdf) van Yucan QM. Wilt u deze in hardcopy ontvangen, neem dan contact op via het contactformulier.

Contactgegevens

Yucan QM wordt u aangeboden via geselecteerde partners.

Bent u op zoek naar een adviseur of partner of werkt uw huidige adviseur nog niet met Yucan QM, neemt u dan contact met ons op. Wij adviseren u en uw partner graag over de inzet van Yucan QM binnen uw organisatie.